La llegada del DeCA digital supone un cambio importante en la gestión administrativa del transporte por carretera. Para muchas empresas, el reto no consiste únicamente en generar un PDF, sino en incorporar el documento de control a su operativa diaria sin multiplicar las tareas manuales.
Un software DeCA permite centralizar la información necesaria para generar los documentos, conservarlos y facilitar su consulta. Cuando el volumen de expediciones es elevado, además, puede integrarse con el ERP, TMS u otras aplicaciones para reutilizar datos que ya existen en la empresa.
El DeCA es mucho más que convertir un documento en PDF
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece características concretas para los sistemas que gestionan los documentos electrónicos de control administrativo. El sistema debe transformar los datos en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio y registrar la fecha y hora de creación y, si existe, de modificación.
El documento debe ser un PDF nativo digital, no un escaneo, tener un tamaño máximo de 5 MB e incorporar un código QR asociado a una dirección web única y específica.
¿Qué aporta un software específico para DeCA?
Una aplicación específica puede convertir el procedimiento en un flujo de trabajo mucho más sencillo y centralizado.
- Gestión de cargadores, transportistas y datos habituales.
- Creación de DeCA a partir de los datos del transporte.
- Generación del PDF nativo digital.
- Incorporación de QR y enlace específico.
- Histórico y descarga de documentos.
- Gestión de usuarios.
- Integración con otras aplicaciones mediante API.
Evitar introducir los mismos datos varias veces
En muchas empresas, buena parte de la información necesaria para el DeCA ya se encuentra en el ERP o TMS: cliente, transportista, matrícula, origen, destino, mercancía o datos de la expedición.
Una integración permite reutilizar esos datos y reducir la introducción manual de información, algo especialmente relevante cuando se generan cientos o miles de documentos.
DeCA Web o DeCA integrado
No todas las empresas necesitan el mismo nivel de automatización. Una empresa con pocos transportes puede utilizar una aplicación web para introducir o seleccionar los datos y generar el documento.
Para organizaciones con mayor volumen puede resultar más eficiente un DeCA integrado, en el que el ERP, TMS o software propio transmite la información necesaria al sistema DeCA.
QR, URL y disponibilidad del documento
La normativa establece que el PDF debe incorporar un código QR con la dirección web única y específica del documento. Por ello, el software no debe limitarse a crear archivos: también necesita gestionar su almacenamiento y disponibilidad conforme a los requisitos aplicables.
Conservación de los DeCA
En transporte de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año. Si los genera uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargarlos durante ese periodo.
Un histórico organizado simplifica la localización de documentos frente a un sistema basado en carpetas, correos o archivos dispersos.
¿Se pueden agrupar varios servicios?
La Resolución permite agrupar varios servicios en un mismo DeCA en determinadas circunstancias. En transporte público de mercancías puede hacerse cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos, identificando claramente los datos correspondientes a cada envío.
Software DeCA de Xadobits
En Xadobits hemos planteado la solución para dos escenarios: empresas que necesitan generar sus DeCA de forma sencilla y empresas que quieren integrar el proceso con sus sistemas actuales.
Puede estudiarse su integración con ERP, TMS, bases de datos o aplicaciones propias, de forma que el DeCA se incorpore al flujo de trabajo habitual y no se convierta en una tarea administrativa aislada.
Prepararse antes de incorporarlo al trabajo diario
Implantar la solución con antelación permite definir usuarios, revisar los datos disponibles, establecer el proceso de generación y realizar pruebas de las integraciones antes de utilizar el procedimiento de forma habitual.
¿Quieres conocer la solución? Consulta nuestro Software DeCA para transporte de mercancías o contacta con Xadobits.
Contenido informativo. Las obligaciones aplicables deben verificarse en la normativa vigente y según las características concretas de cada operación.