En muchas empresas, cuando se habla de desarrollar software a medida, se piensa en grandes proyectos, meses de trabajo y presupuestos elevados.
Pero no siempre es así.
A veces, una pequeña aplicación que resuelve una única tarea repetitiva puede tener un impacto mucho mayor de lo que parece.
Veamos un ejemplo sencillo.
Una tarea aparentemente pequeña
Imaginemos una empresa que recibe diariamente por correo electrónico pedidos, partes de trabajo, solicitudes o documentación de clientes.
El procedimiento administrativo es siempre parecido:
- Abrir el correo.
- Descargar el archivo adjunto.
- Abrir el documento.
- Localizar los datos necesarios.
- Copiarlos a Excel o al programa de gestión.
- Renombrar el archivo.
- Guardarlo en la carpeta correspondiente.
- Avisar a otro departamento si es necesario.
Nada especialmente complicado. El problema aparece cuando esta operación se repite 30, 50 o 100 veces cada día.
Hagamos números
Supongamos que cada operación requiere solamente 4 minutos y que se procesan 50 documentos diarios.
50 documentos × 4 minutos = 200 minutos diarios.
Son más de 3 horas al día dedicadas a copiar, pegar, descargar, renombrar y clasificar información.
En aproximadamente 220 días laborables, esto representa unas 733 horas de trabajo al año.
Es decir, más de 91 jornadas laborales de 8 horas.
Y estamos hablando de una tarea que, vista de forma aislada, solo requería cuatro minutos.
¿Qué podría hacer una pequeña aplicación?
No sería necesario sustituir el ERP ni cambiar todos los sistemas de la empresa.
Una aplicación relativamente sencilla podría encargarse automáticamente de buena parte del proceso:
Correo → Archivo → Lectura de datos → Validación → ERP/Excel → Archivo → Notificación
Por ejemplo, podría consultar un buzón de correo, detectar determinados mensajes, descargar los archivos adjuntos y extraer la información necesaria.
Después podría validar los datos, introducirlos en una base de datos, Excel, ERP o CRM, guardar el documento utilizando una nomenclatura determinada y comunicar que el proceso ha terminado.
El empleado únicamente tendría que intervenir cuando se detectase alguna excepción.
El objetivo no es trabajar más rápido
Podríamos intentar mejorar el procedimiento manual para que cada documento se procesase en tres minutos en lugar de cuatro.
Pero seguiríamos utilizando personas para realizar una tarea repetitiva.
La pregunta realmente interesante es:
¿Es necesario que una persona haga esta tarea?
Si una aplicación puede realizarla, el empleado puede dedicar ese tiempo a revisar excepciones, atender clientes, preparar ofertas, resolver incidencias o realizar cualquier otra actividad que necesite criterio y aporte más valor a la empresa.
Incluso automatizando solo el 80 %
No es necesario conseguir una automatización perfecta.
Supongamos que nuestra aplicación puede procesar automáticamente el 80 % de esos 50 documentos.
Serían 40 documentos automatizados cada día.
A cuatro minutos por documento, estamos recuperando 160 minutos diarios.
A lo largo de 220 jornadas laborales, el ahorro sería de aproximadamente 586 horas al año.
Eso equivale a más de 73 jornadas laborales de ocho horas.
Todo ello automatizando una única tarea.
Y además se reducen los errores
El ahorro de tiempo es solamente una parte del beneficio.
Cuando una persona realiza repetidamente operaciones de copiar y pegar pueden aparecer errores: códigos incorrectos, importes en casillas equivocadas, documentos almacenados en carpetas incorrectas o simplemente operaciones que se olvidan.
Una aplicación ejecuta siempre las mismas reglas.
Y cuando encuentra una situación que no sabe resolver, puede dejarla pendiente para que la revise una persona.
Este modelo suele ser más práctico que intentar automatizar absolutamente todo.
Las pequeñas automatizaciones pueden tener un gran retorno
Una aplicación de este tipo no necesariamente requiere un gran proyecto de desarrollo.
En muchas ocasiones basta con conectar herramientas que la empresa ya utiliza:
Outlook o Gmail → Aplicación → Excel / ERP / CRM → Almacenamiento → Notificación
También pueden utilizarse APIs, bases de datos y herramientas de automatización para conectar los diferentes sistemas.
Por eso, antes de plantear un gran proyecto de transformación digital, puede ser mucho más rentable localizar pequeñas tareas que se repiten cientos o miles de veces al año.
¿Cómo detectar estas oportunidades?
Hay una pregunta muy sencilla que podemos hacer a cualquier departamento:
“¿Qué tarea haces todos los días que consiste principalmente en abrir, copiar, pegar, comprobar, renombrar o mover información?”
Las respuestas suelen descubrir buenos candidatos para automatizar.
Administración, contabilidad, compras, logística, recursos humanos, atención al cliente o comercial suelen tener muchos procesos de este tipo.
Automatizar no significa sustituir a las personas
El objetivo es utilizar mejor su tiempo.
Una persona aporta mucho más valor hablando con un cliente, resolviendo una incidencia, negociando con un proveedor o tomando una decisión que descargando cincuenta archivos y copiando cincuenta veces los mismos campos.
La tecnología puede encargarse de la parte repetitiva. Las personas, de las excepciones y las decisiones.
Empieza buscando una tarea pequeña
No siempre hace falta comenzar con un gran proyecto.
Busca una tarea que se realice frecuentemente, tenga pasos claramente definidos, utilice información digital y consuma unos pocos minutos cada vez.
Después multiplica:
minutos por operación × operaciones diarias × días de trabajo al año.
El resultado puede sorprenderte.
Una pequeña aplicación que ahorre solamente unos minutos puede terminar recuperando cientos de horas de trabajo cada año.
Y esas horas pueden dedicarse a tareas que realmente aporten valor al negocio.
¿Hay una tarea repetitiva en tu empresa?
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