Muchas empresas reciben diariamente por correo electrónico Excel, CSV, PDF, TXT u otros archivos que posteriormente una persona debe descargar, revisar y procesar.
Cuando este proceso se repite continuamente puede convertirse en un buen candidato para la automatización.
¿Cómo funciona una automatización de correo?
Un proceso automatizado puede revisar un buzón o una carpeta determinada, identificar los mensajes que cumplen unas condiciones y actuar sobre sus archivos adjuntos.
Descargar automáticamente los adjuntos
El sistema puede identificar el remitente, asunto, extensión o nombre del archivo y guardar únicamente los documentos que interesan.
Validar el contenido
Antes de utilizar la información es posible comprobar que el archivo tenga el formato esperado, que contenga los campos necesarios o que sus datos cumplan determinadas reglas.
Procesar la información
Una vez validado, el archivo puede convertirse a otro formato, actualizar una base de datos, generar documentos o alimentar otra aplicación.
Notificar el resultado
El proceso puede enviar automáticamente una confirmación cuando todo sea correcto o una alerta cuando detecte un problema.
Por ejemplo: Email → Descarga → Validación → Procesamiento → Base de datos → Notificación.
¿Qué ocurre si hay un error?
Una buena automatización no debe limitarse a ejecutar tareas. También debe registrar lo ocurrido y separar las incidencias para que una persona pueda revisarlas.
Automatizar sin cambiar la forma de recibir los archivos
Una de las ventajas es que proveedores, clientes o departamentos pueden continuar enviando la información de la misma manera mientras el procesamiento posterior se realiza automáticamente.